مدیریت پروژه | ۱۰ حوزه دانشی استاندارد امریکایی PMBOK

مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

به طور کلی، تمامی دستورالعمل ها و استانداردها در یک حوزه تخصصی، با هدف ایجاد نظم و سامان بخشیدن به فعالیت های افراد ایجاد می شوند. به عبارت دیگر، زمانی که متخصصان در یک حوزه، نوعی سردرگمی و ابهام را در حوزه کاری خود مشاهده کنند، استانداردها و دستورالعمل هایی را برای از بردن ابهام و رسیدن به اتفاق نظر، ایجاد و تدوین خواهند کرد.

مدیریت پروژه نیز یکی از این حوزه هاست که متخصصان انجمن مدیریت پروژه امریکا، استاندارد PMBOK را تدوین کرده و در اختیار افراد فعال در این حوزه قرار داده اند. در این مطلب، شما را با مفهوم این نوع استاندارد، مراحل مدیریت پروژه و بسیاری موارد دیگر آشنا خواهیم کرد.

مدیریت پروژه چیست؟

به طور کلی، مدیریت پروژه، نوعی خط مشی است که برنامه ریزی و اجرای پروژه ها را مطالعه کرده و تلاش می کند با استفاده از منابع و برنامه ها، به اهداف مشخص شده در مدت زمان معین دست پیدا کند. تمامی مدیران، اغلب برای رسیدن به تعادل بین محدودیت ها، برنامه ها و نیازها، از برنامه های مدیریت پروژه استفاده کرده که نرم افزارهای آنلاین آن ها، به پیگیری پروژه و بهبود عملکرد تیم کمک فراوانی خواهد کرد.

استاندارد PMBOK چیست؟

این واژه، به معنی پیکره دانش مدیریت پروژه یا مجموعه دانش مدیریت پروژه بوده که در حال حاضر، معتبر ترین استاندارد و مرجع رسمی مدیریت پروژه در صنایع مختلف است. انجمن مدیریت پروژه امریکا، اقدام به انتشار این استاندارد کرده تا مرجعی رسمی برای مدیریت اصولی و موثر در صنایع مختلف بوده و متخصصان در این حوزه، بتوانند از این استاندارد، به عنوان یک چارچوب حرفه ای و اصولی، برای بهبود راندمان کاری خود در پروژه ها استفاده کنند.

در استاندارد PMBOK موارد مختلفی مانند گروه های فرایندی، حوزه های دانش، رویکرد های توسعه، ابزار ها، تکنیکها و خروجیها به بحث و گفتگو گذاشته شده که به دلیل کامل و حرفه ای بودن این نوع استاندارد، از سوی بسیاری از متخصصان مدیریت پروژه مورد پذیرش واقع شده است.

10 حوزه دانشی مدیریت پروژه PMBOK

یکی از موارد مهم در این استاندارد، معرفی حوزه های دانشی آن است که در ادامه، 10 حوزه دانشی مختلف را بررسی خواهیم کرد:

1. مدیریت یکپارچگی: منظور از آن، جمع آوری و ادغام جزئیات و موارد مربوط به پروژه، برای مدیریت جامع و کلی پروژه است.
2. مدیریت محدوده: به این معنی است که تمامی افرادی که نقشی در پروژه دارند، هدف از ایجاد پروژه و یا اهداف آن را دانسته و می دانند پروژه، شامل چه مواردی است.
3. مدیریت زمان بندی: در آن تلاش می شود، به مدیریت مدت زمانی که افراد برای انجام وظایف خود می گذرانند پرداخته شده که ترتیب انجام شدن و مدت زمان انجام آن ها، بهتر و دقیق تر درک شود.
4. مدیریت هزینه: شامل تمامی مسائل مربوط به مدیریت امور مالی پروژه شده که در آن، بودجه کلی پروژه مشخص خواهد شد.
5. مدیریت کیفیت: هدف از آن، مطمئن شدن از نتایج پروژه، رضایت مشتریان و برآورده شدن انتظارات آنها می باشد.
6. مدیریت منابع: در آن، نیاز به بررسی منابع لازم برای انجام فعالیت های پروژه است.
7. مدیریت ارتباطات: در آن، برنامه مشخصی در نظر گرفته شده تا نظارت درستی بر ارتباطات ورودی و خروجی پروژه وجود داشته باشد.
8. مدیریت ریسک: در طول چرخه حیات پروژه و به شکل پیوسته بوده و شامل برنامه ای برای شناسایی و ارزیابی پروژه می باشد.
9. مدیریت تدارکات: شامل کلیه کارهای تدارکاتی مانند تامین، خرید، عقد قرارداد و غیره می شود.
10. مدیریت ذینفعان: در آن، شناسایی ذینفعان، درک نقش و نیازهای آنان صورت می گیرد.

 پروژه چیست؟

پروژه، به مجموعه ای از فعالیتها که هدف مشخصی داشته و باید در مدت زمان معین کامل شوند، گفته می شود. زمان به پایان رسیدن پروژه، محصول یا خدمت خاصی شکل گرفته و بر خلاف سایر کسب و کارها که ممکن است ادامه دار باشند، پروژه به پایان می رسد.

تاریخچه مدیریت پروژه

تاریخچه مدیریت پروژه در جهان، به مدیریت پروژه های بزرگی مانند ساخت اهرام مصر، دیوار چین یا تخت جمشید بر می گردد که هر کدام، از جمله پروژه های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریت هستند. تاریخچه مدیریت پروژه در دنیای مدرن امروز نیز، مربوط به اوایل سال 1900 میلادی بوده که در آن، هنری گانت، آغازگر حرکتی پر شتاب، در پروژه های نظامی و هوا فضای آمریکا و سپس انگلیس گردید. بسیاری از پروژه های هوا و فضای آمریکا، با همین سیستم اجرایی گردیده و در سال 1969، موجب تشکیل انجمن بین المللی مدیریت پروژه شد. این انجمن نیز در ادامه، موجب ایجاد سیستم مدیریت پروژه استاندارد PMBOK شد که گامی مهم در این زمینه بود.

5 مرحله چرخه حیات پروژه

به طور کلی، تمامی پروژه ها مراحل مختلفی را طی کرده که با دانستن این مراحل، مدیریت پروژه به خوبی درک خواهد شد. مراحل چرخه حیات، شامل موارد زیر می باشند:

• شروع: در این مرحله، ایده پروژه تدوین شده و منشور پروژه تهیه می شود. هم چنین تیم، ذینفعان و سایر افراد مرتبط با پروژه و فعالیت هایی مانند زمان بندی و زنجیره ارتباطی نیز در این مرحله شکل خواهد گرفت.
• برنامه ریزی: در این مرحله، با تجزیه کارها به قسمت های کوچک، برنامه ریزی انجام شده که به عبارت دیگر، این مرحله، مانند یک نقشه راه برای رسیدن به نتایج پروژه می باشد.
• اجرا: این مرحله قسمت مهم یک پروژه بوده که در آن، برنامه در نظر گرفته شده اجرا شده و در طول مسیر، کار، کنترل و نظارت خواهد شد.
• نظارت و کنترل: در این مرحله، نظارت و کنترل هم زمان با اجرا انجام شده تا مطمئن شوید پروژه، مطابق با زمان بندی در نظرگرفته شده به پایان می رسد.
• پایان: در این مرحله، مشتری، اتمام پروژه را پذیرفته و شما، تمامی اسناد و مدارک نهایی را به تیم مدیریت عملیات تحویل می دهید.

  رویکرد های مدیریت پروژه

در سالیان اخیر، افراد زیادی با روش های آزموده، به اجرای پروژه ها پرداخته اند که در ادامه، به بررسی برخی از رویکرد های رایج مدیریت پروژه می پردازیم:

رویکرد آبشاری

این رویکرد، نوعی رویکرد خطی برای تحویل کار بوده که در آن، با الزامات روبه رو شده، طرحها را در کنار هم قرار داده، راه حل ساخته و آزمون و اجرا خواهید کرد. این روش، برای پروژه هایی که الزامات آنها واضح بوده و یا تغییرات کمی داشته اند، مناسب بوده و در پروژه هایی که الزامات و یا نتیجه نهایی مشخص نیست، کاربردی ندارد.

رویکرد چابک

از این رویکرد، اغلب در پروژه های نرم افزاری استفاده شده که شامل کار تکراری سریع، در مدت زمان کوتاه است. از این رویکرد، در پروژه هایی که نیاز به ترکیب سریع و تکرار فعالیت دارند، استفاده شده و در شرایطی که فعالیت در فضای سنتی انجام می شود و یا تغییرات، تکمیل و درک نشده اند، کاربردی ندارد.

رویکرد اسکرام

این رویکرد، برای مدیریت پروژه هایی با تیم های کمتر از 10 نفر مناسب بوده که اغلب، چرخه ای 2 هفته ای دارد. این رویکرد را اسکرام مستر، در چارچوب چابک اجرا کرده و شامل محدودیت های زمانی، همکاری تیمی و چرخه های بازخورد می شود.

رویکرد کانبان

این رویکرد نوعی روش بصری برای کمک به مدیر پروژه بوده که جریان کار را مدیریت می کند. کانبان، ناکارآمدی های پروژه را بهتر کرده و برای برنامه ریزی تولیدی در پروژه های چابک کاربرد دارد.

مثلث مدیریت پروژه

محدودیت های سه گانه یا همان مثلث مدیریت پروژه، سنگ بنای مدیریت پروژه بوده که لازم است تمامی مدیران در مراحل برنامه ریزی، توجه خاصی به آن داشته باشند. در ادامه، این محدودیت های سه گانه را نام می بریم:

زمان

لازم است مدیران پروژه، زمان اتمام پروژه را تخمین زده که برای انجام این کار، باید از ابزارهایی مانند نمودارهای پرت، مسیر بحرانی و غیره استفاده کنند. این کار در زمان شروع پروژه و در مرحله برنامه ریزی انجام شده تا اقدامات و زمان لازم برای پایان فعالیت ها، مشخص شود.

محدوده

این مورد نیز شامل تمام فعالیت هایی است که برای اتمام پروژه لازم بوده که با استفاده از ساختار شکست، باید محدوده شناسایی شود. در غیر این صورت، خزش محدوده صورت گرفته که در آن، محدوده گسترش می یابد.

هزینه

از آن جایی که، هر پروژه ای هزینه های زیادی دارد و مدیران پروژه مسئول تخمین زدن و کنترل هزینه ها هستند، لازم است با اجرای مدیریت هزینه، تمامی نیاز های مالی و بودجه ای پروژه را کنترل کرد.

نرم افزارهای مدیریت پروژه

تمامی مدیران پروژه ها، برای اجرای وظایف در جهت اتمام پروژه، علاوه بر دانش و مهارت، نیازمند استفاده از نرم افزار های مدیریت پروژه، مانند مایکروسافت پروژه هستند. این نرم افزار، به مدیران در زمینه برنامه ریزی، نظارت و گزارش پروژه و به تیم نیز در مدیریت فعالیتها و همکاری مطلوب با یکدیگر، کمک فراوانی خواهد کرد.

ابزارهای مدیریت پروژه

امروزه، استفاده از ابزار های مدیریت پروژه به صورت آنلاین و یا موبایل، به افراد در مدیریت پروژه بسیار کمک خواهد کرد. برخی از این ابزار ها، شامل موارد زیر می باشند:

• نمودار گانت
• داشبورد
• تابلو کانبان
• ابزارهای همکاری
• ورقه ثبت ساعت کاری
• مدیریت منابع

نقش های مدیریت پروژه

تمامی افراد در یک پروژه، دارای شغل ها و نقش های خاصی بوده که اتمام پروژه به بهترین شکل، منوط به ایفای درست نقش هر کدام از افراد است. در ادامه، به معرفی نقش های مدیریت پروژه می پردازیم:

• حامی پروژه که مسئول نتیجه بوده و اغلب، مدیران ارشدی هستند که ایده اولیه پروژه را مطرح کرده اند.
• مدیر پروژه که مسئول هدایت تیم و ساماندهی کار بوده و وظایفی مانند برنامه ریزی، نظارت و گزارش پروژه را برعهده دارد.
• تامین کننده که توسط نقطه تماس اصلی که پیمانکار یا کارشناس فنی باشد، به تیم معرفی شده که ممکن است داخلی یا خارجی باشد.
• عضو تیم که برای انجام بخشی از پروژه به کار گرفته می شود که وظیفه تکمیل موارد قابل تحویل را داشته و باید با کاربران در تعامل باشند.
• ذینفعان که شامل فرد یا افرادی هستند که منافع یا سهم خاصی در پروژه دارند.
• مشتریان که پروژه نهایی و محصول تولیدی به آنها تحویل داده می شود.

متدلوژی های مدیریت پروژه

متدلوژی ها یا رویکردهای مدیریت پروژه عبارتند از:

• آبشاری
• چابک
• اسکرام
• ناب
• کانبان
• سیگما
• مسیر بحرانی
• زنجیره بحرانی

چگونه یک مدیر پروژه شویم؟

از آن جایی که مدیران پروژه، به نوعی رهبر پروژه هستند، باید از طریق آموزش مدیریت علاوه بر برنامه ریزی، نظارت و گزارش پیشرفت پروژه، به تیم خود انگیزه لازم برای انجام فعالیت های در نظر گرفته شده را نیز بدهند. مدیر پروژه، باید مهارت های ارتباطی لازم را کسب کرده تا بتواند با ذینفعان و تیم خود، به درستی ارتباط برقرار نماید. تمانی مدیران پروژه ها، از طریق نمایندگی های موجود گواهینامه دریافت کرده و پس از آن، گواهینامه های خود را با آموزش های جانبی حفظ می کنند.

 مدیر پروژه کیست؟

مدیر پروژه، کسی است که وظیفه برنامه ریزی و اجرای پروژه را بر عهده داشته و به نوعی، مسئول هدایت و ساماندهی تیم است. مدیر پروژه در شرکت های رسمی تر و پروژه های پیچیده تر، اغلب متخصصانی هستند که دارای گواهینامه معتبر از سازمان مدیریت پروژه باشند.

مهارت های لازم برای مدیران پروژه

برخی از مهم ترین مهارت های لازم برای مدیریت پروژه حرفه ای، شامل موارد زیر می باشد:

• مدیریت زمان: از آن جایی که روند انجام پروژه، نوعی روند سلسله مراتبی است، لازم است هر کدام از افراد در یک پروژه، در زمان مشخصی کار را تحویل داده تا مرحله بعدی آغاز شود.
• مدیریت هزینه: در هر قسمت از پروژه، نیاز به صرف هزینه های مختلفی می باشد که مدیر پروژه، باید توانایی و مهارت کافی برای کنترل و مدیریت این هزینه ها را داشته باشد.
• مدیریت منابع انسانی: از آن جایی که انجام پروژه توسط منابع انسانی محقق می شود، لازم است مدیریت پروژه به نحوی باشد که با اختصاص دادن نیروی انسانی کافی، بتوان در وقت و هزینه نیز صرفه جویی کرد.
• مدیریت محدوده: این مهارت، شامل تعیین چارچوب های وظایف، تخصیص منابع، ابزار و غیره است که لازم است مدیر پروژه به آنها تسلط کافی داشته باشد.

مرکز خدمات مشاوره کسب و کار دکتر امید پیروز، با ارائه آموزش ها، مشاوره و راهکارهای کاربردی به کسب و کار شما برای موفقیت تضمینی در پروژه ها یاری می رساند.

  وظایف مدیر پروژه در سازمان

• طراحی و به کارگیری استانداردهای مدیریت پروژه حرفه ای
• مدیریت تولید محصولات یا خدمات
• برنامه ریزی و نظارت بر پروژه
• مدیریت ریسک های پروژه
• ارتباط با مدیریت سازمان
• نظارت بر پیشرفت
• ارتباط با ذینفعان پروژه
• به کارگیری سیاست ها و استانداردهای فنی و کیفی
• ارائه پیشنهاد یا پیش بینی برای اقدامات بعدی