مدیریت اجرایی
هر سازمان و ارگانی برای بهبود عملکرد خود به بخش ها و تیم های مختلفی دسته بندی می شود که یکی از مهم ترین آن ها، بخش مدیریت اجرایی است که مدیران آن را اعضای هیئت مدیره انتخاب می کنند. مدیریت اجرایی را می توان از بالاترین سمت های شغلی در هر سازمانی به شمار آورد. افرادی که در این پست شغلی فعالیت می کنند، وظایف سنگین و متعددی را برعهده دارند. آن ها در مواقعی بخشی از وظایف مدیر عامل شرکت را برعهده می گیرند و در بسیاری از تصمیم گیری های سازمان نقش پررنگی دارند. با توجه به اهمیت مدیریت اجرایی در موفقیت و پیشبرد اهداف سازمانی، قصد داریم در این مطلب بیشتر به این مقوله بپردازیم.
مدیریت اجرایی چیست؟
مدیریت اجرایی (Executive Management)، به معنای مدیریت گروهی از افراد است که در قالب یک تیم در کنار یکدیگر فعالیت می کنند و وظایفی را به عنوان مدیر اجرایی بر عهده دارد. این گروه ها در سازمان از نظر جایگاه مدیریتی در بالاترین سطح قرار دارند. مدیریت اجرایی آنچنان در موفقیت و ارتقای سطح کاری یک سازمان اهمیت دارد که این روزها به عنوان یک رشته تخصصی در دانشگاه ها تدریس می شود.
افرادی که در تیم مدیریت اجرایی فعالیت می کنند باید در زمینه های مختلف از جمله مدیریت، کنترل و رهبری مهارت های لازم را کسب کرده باشند. گاه در برخی از شرکت های داخلی، مدیر اجرایی همان مدیر عامل شرکت است. در برخی مواقع نیز این دو نقش کاملا مجزا از یکدیگر هستند. برای پیاده سازی مدیریت اجرایی در هر سازمان باید سه اقدام اصلی انجام داد که عبارتند از:
- ایجاد یک سیستم ارتباطی بین بخش ها و واحدهای مختلف سازمان
- تشویق و ترغیب کارکنان به روش های مختلف برای استفاده از این سیستم ارتباطی
- تعیین دقیق هدف اصلی سازمان
افرادی که تمایل دارند در رشته مدیریت اجرایی تحصیل کرده و در این زمینه مهارت اندوزی کنند، می توانند در دانشگاه یکی از زیرشاخه های آن را به صورت تخصصی ادامه دهند. از گرایش های این رشته عبارتند از:
- گرایش بازاریابی
- گرایش مدیریت فرایندها
- گرایش مالی و حسابداری
- گرایش منابع انسانی
- گرایش مدیریت استراتژیک
مدیر اجرایی کیست؟
مدیر اجرایی (Executive Manager)، به شخصی در سازمان گفته می شود که طیف گسترده ای از وظایف و مسئولیت های مدیریتی را برعهده دارد و در این زمینه باید از دانش و توانمندی بالایی برخوردار باشد. این توانمندی ها از طریق شرکت در دوره های آموزش مدیریت و بهره گیری از خدمات مشاوره کسب و کار از یک مشاور قدرتمند مانند دکتر پیروز می تواند به طرز چشم گیری ارتقاء پیدا کند. همانطور که اشاره کردیم، مدیریت اجرایی گویای یک تیم و گروه است که این افراد نیز بسته به میزان تجربه و مهارت در کار، درجه بندی می شوند.
مهم ترین و اصلی ترین نقش در مدیریت اجرایی، مدیر ارشد اجرایی است. گاه مدیر عامل نقش همان مدیر ارشد اجرایی را ایفا می کند و گاه این دو، دو نقش مجزا از یکدیگر هستند که در کنار هم تلاش می کنند تا اهداف سازمانی را به نحو احسنت تحقق ببخشند.
مدیر اجرایی به کمک مدیر عامل در یک شرکت تلاش می کند تا عملکرد صحیح و درست شرکت را حفظ کند و مسئولیت بسیاری از تصمیمات، ایده ها و ابتکارات را نیز برعهده می گیرد. مدیر اجرایی به جای تمرکز بر روی اهداف ساده و کوتاه مدت، بیشتر به تقویت و ترویج اهداف بلند مدت و ارزش های سازمان اهمیت می دهد.
همانطور که از نام این سِمَت پیداست، کسی که عهده دار نقش مدیر اجرایی در یک سازمان است، کاری به ایده های انگیزشی تهی و بی معنا ندارد و تمام تلاش خود را در جهت عملیاتی کردن اهداف به کار می گیرد. در واقع مدیر اجرایی اهداف را به مرحله اجرا درمی آورد تا اینکه تنها در حرف و گفتار آن را نشان دهد.
مدیر عملیاتی کیست؟
یکی دیگر از واحدهای مدیریتی مهم در هر سازمانی مدیریت عملیاتی آن است. مدیر عملیاتی کسی است که با مفاهیمی همچون طراحی محصولات، مدیریت محصولات، مدیریت فرایندها و… سروکار دارد. این بخش از سازمان با واحدهایی همچون واحد تامین، تولید، لجستیک، پشتیبانی، کیفیت محصولات و مدیریت زنجیره تامین در ارتباط بوده و با آن ها همکاری می کند.
مدیر عملیاتی در یک سازمان نیز نقشی حیاتی و کلیدی را ایفا می کند. شخصی که در این پست مشغول به کار است باید علاوه بر نظارت و کنترل روی کیفیت اجرای فرآیندها، نگاهی ژرف و در عین حال عیب جویانه داشته باشد. به نحوی که بتواند معایب، ایرادات، نقص ها و کاستی های هر فرایند را به طور صحیح شناسایی کرده و در تلاش برای رفع این هدر رفت ها باشد.
می توانیم بگوییم مدیر عملیاتی نقش دست راست مدیر ارشد سازمان را ایفا می کند به صورتی که بدون حضور آن، مدیر ارشد به راحتی قادر به عملیاتی کردن استراتژی های روی کاغذ نیست. برای درک بهتر نقش مدیریت عملیاتی می توانیم بگوییم فعالیت اصلی این بخش در سازمان، تلاش برای توسعه منابع و استفاده درست از مواد اولیه است. به نحوی که بتوان کالا و خدمات موردنظر مشتریان را به بهترین شکل ممکن تامین و به آن ها ارائه کرد.
تفاوت مدیریت اجرایی و مدیریت عملیاتی چیست؟
در هر سازمانی یک هرم مدیریتی وجود دارد که در آن سطوح مختلف مدیریت به طور واضح مشخص شده اند و شما می توانید از طریق این هرم، به جایگاه و تفاوت مدیریت اجرایی و مدیریت عملیاتی پی ببرید. اما برای درک بهتر این موضوع، در ادامه به چند مورد از مهم ترین تفاوت های میان مدیریت اجرایی و مدیریت عملیاتی در هر سازمان اشاره می کنیم.
-
تفاوت از نظر حوزه و محدودیت کاری
گاهی وجود برخی نقاط مشترک در عملکردهای مدیریت اجرایی و مدیریت عملیاتی باعث می شود تا افراد این دو را یک نقش مشترک بپندارند. در حالی که با وجود برخی شباهت ها و نقاط اشتراک، این دو مورد کاملا متفاوت از یکدیگر هستند. اولین تفاوت بین مدیریت اجرایی و مدیریت عملیاتی در حوزه و محدودیت کاری آن هاست.
به عنوان نمونه؛ اجرای برنامه ها برعهده مدیر اجرایی سازمان است. در حالی که نظارت و کنترل روی بخش تولید و خدمات برعهده مدیریت عملیاتی است. تنها نقطه اشتراک این دو در این است که برای انجام وظایف خود می توانند در صورت نیاز با مدیران عالی رتبه و یا هیئت مدیره سازمان مشورت کرده و از آن ها راهنمایی بگیرند.
-
تفاوت از نظر نحوه گزارش دهی
تفاوت مهم دیگری که بین مدیریت اجرایی و مدیریت عملیاتی در یک سازمان وجود دارد، نحوه گزارش دهی آن هاست. اگر به هرم مدیریتی در سازمان توجه کنید، متوجه می شوید که مدیران اجرایی جزء مقام های ارشد و بالا رتبه در یک سازمان به شمار می روند. در حالی که مدیران عملیاتی در جایگاه های پایین تر قرار دارند. بنابراین نحوه گزارش دهی کار برای آن ها نیز متفاوت است.
مدیر اجرایی با این حال که جزء برترین مقام های سازمانی است، در مواقعی لازم است گزارش کار خود را به مدیران بالاتر از خود ارائه داده و آن ها را در جریان کار قرار دهد. اما مدیران عملیاتی از آن جهت که در رتبه پایین تری از مدیران اجرایی قرار دارند، باید گزارش کار خود را به مدیر اجرایی ارائه دهند.
-
تفاوت در انجام مسئولیت ها
تفاوت بعدی بین مدیریت اجرایی و مدیریت عملیاتی در نحوه انجام مسئولیت های آن هاست. همانطور که در تعریف مدیر اجرایی آوردیم، مدیران اجرایی وظیفه دارند برنامه های مختلف را به نحو احسنت اجرایی کنند. به صورتی که سازمان به هدف و ماموریت اصلی خود برسد. در حالی که مسئولیت مدیران عملیاتی این است که روی نحوه عملکرد کارکنان در بخش های مختلف عملیاتی در سازمان نظارت و کنترل داشته باشند.
-
تفاوت در نحوه تصمیم گیری
نحوه تصمیم گیری مدیران اجرایی و مدیران عملیاتی با توجه به محدوده وظایفی که دارند متفاوت است. مدیران عملیاتی تنها روی بخش های عملیاتی سازمان نظارت و کنترل دارند. از همین رو تنها می توانند برای این واحدها تصمیم گیری هایی داشته باشند. اما مدیران اجرایی وظایف مهم تر و گسترده تری را برعهده دارند و معمولا اعضای هیئت مدیره در سازمان برای اتخاذ هر نوع تصمیمی از مدیران اجرایی کمک می گیرند.
می توانیم بگوییم مهم ترین تصمیمات در هر سازمانی با مشورت هیئت مدیره و مدیران اجرایی گرفته می شوند. بنابراین تصمیم گیری مدیران اجرایی فوق العاده ارزشمند، مهم و تاثیرگذار است. پس محدودیت مدیران عملیاتی نسبت به مدیران اجرایی در این مورد بیشتر است.
مهارت های مورد نیاز یک مدیر اجرایی
برای گرفتن هر پستی در سازمان، یک سری الزامات مهارتی وجود دارند که افراد باید این مهارت ها را در خود پرورش دهند تا بتوانند به جایگاه شغلی موردنظر خود برسند. مدیران اجرایی نیز همانطور که اشاره کردیم، نقش فوق العاده تاثیرگذار و حساسی در هر سازمان برعهده دارند. بنابراین باید یک سری مهارت های اخلاقی، رفتاری و یک سری توانمندی ها را در خود تقویت کنند. در ادامه به لیستی از مهم ترین مهارت های مورد نیاز برای یک مدیر اجرایی اشاره می کنیم:
قدرت رهبری
یکی از مهم ترین مهارت ها برای نقش مدیر اجرایی، داشتن قدرت رهبری است که لزوما بدون این مهارت یک فرد نمی تواند آنچنان که باید در این پست و جایگاه شغلی خوش بدرخشد و عملکرد مطلوبی داشته باشد. مدیران اجرایی باید بتوانند با اعتمادبنفس کامل و با قدرت، بخش های تحت نظر خود را به درستی رهبری و هدایت کنند.
با توجه به اینکه هر یک از کارکنان سازمان، مهارت ها، توانمندی ها، خصوصیات اخلاقی و شخصیت خاص و منحصر به فرد خود را دارند، مدیریت و هدایت کردن آن ها گاه کار سختی می شود و این تنها از عهده یک مدیر اجرایی توانا با قدرت رهبری بالا برمی آید. در اینجا داشتن مهارت های ارتباطی، شنیداری، داشتن حس همدلی و قدرت مذاکره بسیار به کار می آیند.
مدیریت زمان
یکی دیگر از الزامات مهارتی برای مدیران اجرایی، داشتن مهارت مدیریت زمان است. مدیران اجرایی در یک سازمان وظایف متعددی را برعهده دارند و گاه ممکن است در یک زمان به چند کار مختلف مشغول باشند. مهارت مدیریت زمان به آن ها کمک می کند تا بتوانند به تناسب شرایط و میزان حساسیت کارها، آن ها را الویت بندی کرده و زمان لازم را برای انجام آن ها در نظر بگیرند. در این اولویت بندی به طور دقیق مشخص می شود که چه وظایفی قبل از دیگر وظایف باید به انجام برسند.
حل مسئله
بسیاری از فعالیت ها در بخش های مختلف سازمان زیر نظر مدیران اجرایی انجام می شوند. بنابراین مدیران گستره وسیعی از وظایف را برعهده دارند. هر بخش نیز روزانه با چالش ها و مشکلات متعددی روبرو می شود که برای حل آن ها گاه به زمان و هزینه زیادی نیاز است. مدیران اجرایی باید از مهارت حل مسئله برخوردار باشند. یعنی بتوانند مسائل و مشکلات احتمالی را پیش بینی کنند و یا اینکه اقدامات و راهکارهای لازم را برای حل مسائل پیش آمده به کار ببندند.
سازماندهی
با توجه به وظایف و مسئولیت های زیاد و تعداد کارکنانی که زیرنظر مدیران اجرایی کار می کنند، این افراد باید قدرت سازماندهی خوبی داشته باشند. با داشتن مهارت سازماندهی، مدیر اجرایی می تواند به طور همزمان مسئولیت ها، عملکردها، جلسات کاری، ضرب الاجل ها، ارائه ها، نیروهای کار و… را به خوبی مدیریت و پیگیری کند.
اینگونه هم از زمان به بهترین شکل ممکن استفاده می شود و هم بهره وری کاری سازمان افزایش پیدا می کند. یکی از روش های سازماندهی، بهره بردن از ابزارها و امکانات مدیریت جلسه است. این ابزار به مدیر اجرایی کمک می کند تا بتواند برای همیشه از برنامه های هر جلسه، موضوع جلسه، یادداشت ها و اتفاقاتی که در هر جلسه رقم می خورند به خوبی مطلع شده و با اطلاعات کافی در هر زمان پاسخگوی اعضای تیم خود باشد.
نکات کلیدی برای مدیریت اجرایی موفق در سازمان
برای اینکه یک مدیریت اجرایی موفق در سازمان داشته باشید، بهتر است نکاتی که در ادامه به آن ها اشاره می کنیم را در روند کار خود رعایت نمایید.
-
مدیریت جلسات سازنده
یک مدیر اجرایی در طول هفته و به صورت روزانه بارها در جلسات مختلف کاری شرکت می کند. برگزاری این جلسات مسلما برای پیشبرد اهداف سازمان و نظارت بهتر روی عملکرد هر بخش از سازمان ضروری است. اما اگر این جلسات به شکلی سازنده برگزار و ارائه نشوند، قطعا نتایج و خروجی چندان مفیدی نیز نخواهند داشت. یک مدیر اجرایی موفق کسی است که در تلاش باشد تا جلسات سازنده ای را برگزار کرده و روی داده های ارائه شده در این جلسات نیز مدیریت خوبی داشته باشد.
-
داشتن روتین منظم کاری
یک مدیر اجرایی موفق علاوه بر برگزاری جلسات گروهی، باید یک روتین منظم برای برگزاری کلاس های انفرادی نیز داشته باشد. این جلسات انفرادی باعث می شوند تا کارکنان سازمان بتوانند با برقراری ارتباط مستقیم با مدیر اجرایی، بهتر مشکلات خود را مطرح کرده و گزارشات کامل تر و منسجم تری را ارائه نمایند.
چنین برنامه ای اگر به صورت منظم اجرا شود، ارتباطی سازنده، صمیمی و موثر بین مدیران اجرایی و کارکنان برقرار می کند و یک نوع حس اهمیت و ارزش در کارکنان ایجاد می کند. مسلما نتیجه چنین اتفاقی، وفاداری و تعهد بیشتر کارکنان نسبت به انجام وظایف محول شده است.
-
تفویض اختیارات
تفویض اختیار به این معنا که قرار نیست یک مدیر اجرایی تمامی کارها را به تنهایی انجام دهد. یک مدیر اجرایی موفق باید بتواند در زمان درست، بر اساس توانمندی و تخصص هر فردی، اختیاراتی را به آن ها داده تا پرسنل مجموعه به صورت مستقل اقدام به انجام کارها کنند.
در واقع باید تخصص و مهارت کارکنان در برخی امور حتی بیشتر از مدیر اجرایی باشد و آن ها قادر باشند تا در زمان لازم وظایفی که از طریق مدیر اجرایی به آن ها محول می شود را به نحو احسنت انجام دهند. اینکه مدیر اجرایی بداند چه زمانی برای تفویض اختیار به کارکنان، زمان مناسبی است، یک مهارت مهم به شمار می رود.
جایگاه مدیر اجرایی در سازمان
در بخش های قبل به این موضوع اشاره کردیم که جایگاه مدیر اجرایی در سازمان کجاست و این نقش تا چه اندازه نقش حیاتی و کلیدی است. اگر به هرم مدیریتی در سازمان نگاهی بیندازید، متوجه ارزش و اعتبار جایگاه مدیران اجرایی در سازمان خواهید شد. در یک کلام می توانیم بگوییم مدیر اجرایی در سازمان، بالاترین و مهم ترین جایگاه را دارد. افرادی که در این پست اشتغال دارند، موظف هستند تا کارمندانی را تربیت کنند که اهداف متعالی سازمان را در کمترین زمان ممکن تحقق ببخشند. مدیر اجرایی در سازمان در بالاترین نقطه و راس هرم مدیریتی قرار می گیرد.
وظایف مدیر اجرایی در سازمان
از مهم ترین وظایف مدیر اجرایی در سازمان می توانیم به لیست زیر اشاره کنیم:
- مدیریت و نظارت همه جانبه روی کارکنان سازمان
- نظارت و پشتیبانی از بخش منابع انسانی سازمان
- پشتیبانی و حمایت اداری از سازمان در صورت نیاز
- هماهنگی عملیات اداری
- نگهداری و مدیریت اسناد و پرونده های گذشته
- توسعه رویه های اداری
- اجرای سیاست های اداری در سازمان
- ارتقای کیفیت خدمات و محصولات سازمان
- نظارت کامل روی عملکرد هر بخش از سازمان و پشتیبانی از آن ها
- شناسایی و تامین منابع مورد نیاز برای سازمان
- بهبود فرآیند خرید
- برنامه ریزی و سازماندهی
- بهبود فرآیند تحویل محصول به مشتریان
- نظارت روی بودجه و سرمایه سازمان
- مدیریت مالی
- حل مسئله و تصمیم گیری
- ارزیابی عملکرد کارکنان و شناسایی نقاط ضعف و قوت هر یک
- تلاش برای افزایش فروش و سودآوری بیشتر مجموعه
- مستندسازی
- مدیریت تاسیسات
- طراحی استراتژی های کاربردی برای تامین کنندگان و شرکای تجاری
- نظارت روی فرآیند طراحی محصولات
- بررسی بازخوردهایی که سازمان از فعالیت های روزانه خود گرفته است.