مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش (Knowledge Management) به عنوان یک رشته نسبتا جدید و در عین حال حیاتی در عصر اطلاعات، به شناسایی، سازماندهی و بهره برداری از دارایی های دانشی درون سازمان ها می پردازد.
این دانش شامل هم داده ها و اطلاعات صریح، همچون گزارش ها، مدارک و دستور العمل ها و هم دانش ضمنی یا تجربیات شخصی، مهارت ها، ایده ها و فرآیندهای نهفته در ذهن کارکنان است. در دنیای کنونی که تغییرات سریع و رقابت شدید ویژگی های برجسته آن هستند، توانایی یک سازمان برای یادگیری و نوآوری بر اساس دانش موجود و توسعه دانش جدید، می تواند مزیت رقابتی قابل توجهی ایجاد کند.
مدیریت دانش شامل فرایندهای مختلفی مانند جمع آوری، طبقه بندی، ذخیره سازی، اشتراک گذاری و به روز رسانی دانش است. هدف از این فرایندها اطمینان از دسترسی آسان کارکنان به دانش مورد نیاز آن ها برای انجام وظایفشان با بالاترین سطح کارایی و خلاقیت ممکن است.
تعریف داده، اطلاعات و دانش
داده، اطلاعات و دانش سه مفهوم کلیدی در مدیریت دانش هستند که با هم ارتباط دارند اما تفاوت های مهمی با یکدیگر دارند:
داده
داده ها واقعیت ها و آمارهای خام هستند که بدون زمینه خاص، معنای کمی دارند. داده ها می توانند شامل اعداد، کلمات، تصاویر و غیره باشند که به تنهایی اطلاعات کمی را ارائه می دهند. مثلا، یک رشته از اعداد ممکن است نمرات دانش آموزان در یک آزمون باشد.
اطلاعات
اطلاعات داده هایی هستند که پردازش، سازماندهی یا تفسیر شده اند تا معنا یا ارزشی پیدا کنند. اطلاعات نتیجه تحلیل داده ها هستند و به فرد اجازه می دهند تصمیم گیری کند یا دانش خود را افزایش دهد. با استفاده از مثال قبل، اگر نمرات دانش آموزان را با نام آن ها مرتبط کنیم و میانگین نمرات را محاسبه کنیم، این اطلاعات به ما اجازه می دهد تا درباره عملکرد کلاسی قضاوت کنیم.
دانش
دانش فراتر از اطلاعات است و شامل تجربیات، مفاهیم، ارزش ها، تصورات و درک فردی است که از تجمیع اطلاعات به دست می آید. دانش نحوه استفاده یا اعمال اطلاعات را برای انجام وظایف یا حل مشکلات مشخص می کند. بازگشت به مثال ما، دانش ممکن است شامل درک این باشد که چرا برخی دانش آموزان نمرات بالاتری دارند، چه عواملی بر عملکرد آن ها تأثیر می گذارد و چگونه می توان استراتژی های تدریس را برای بهبود عملکرد تمام دانش آموزان تنظیم کرد.
در نتیجه، داده ها بستری برای اطلاعات فراهم می کنند، اطلاعات دانش را ممکن می سازند و دانش اجازه می دهد که اطلاعات به شکل موثری برای تصمیم گیری ها و اقدامات معنادار به کار گرفته شود.
انواع دانش در سازمان
در سازمان ها، دانش به دو دسته عمده دانش صریح و دانش ضمنی تقسیم می شود. هر دو نوع برای رشد و موفقیت سازمانی حیاتی هستند و می توانند به شکل های مختلف مدیریت و به اشتراک گذاشته شوند. در ادامه با آن ها آشنا خواهید شد:
-
دانش صریح
دانش صریح به آن دسته از دانش هایی اشاره دارد که به راحتی قابل بیان، ثبت، انتقال و به اشتراک گذاری است. این نوع دانش معمولا در اسناد، دستور العمل ها، دیتابیس ها، کتاب ها و وب سایت ها یافت می شود. دانش صریح شامل واقعیت ها، فرمول ها، دستور العمل های عملیاتی و داده هایی است که به طور سازمان یافته ارائه می شوند.
-
دانش ضمنی
دانش ضمنی به آن دسته از دانش هایی اشاره دارد که شخصی، دشوار برای بیان و انتقال و معمولا مبتنی بر تجربیات و مهارت های فردی است. این دانش از طریق کار، تجربه، شهود، ایده های نوآورانه و درک های فردی به دست می آید. دانش ضمنی شامل عقاید، ادراکات، نکات تجربی و مهارت هایی است که افراد در طول زمان اکتساب می کنند و اغلب به صورت غیر رسمی و از طریق تعاملات شخصی منتقل می شود.
چرا مدیریت دانش برای سازمان مهم است؟
مدیریت دانش برای سازمان ها به دلایل متعددی حیاتی است؛ چرا که به ایجاد، به اشتراک گذاری، استفاده و حفظ دانش در سراسر سازمان کمک می کند. این امر به نوبه خود به سازمان ها کمک می کند تا از منابع دانشی خود به نحو اثربخشی استفاده کنند و مزایای رقابتی متعددی را به دست آورند.
مدیریت دانش به کارکنان اجازه می دهد تا به راحتی به دانش و اطلاعات دسترسی پیدا کنند؛ که این امر به آن ها کمک می کند تا کارها را سریع تر و با خطای کمتر انجام دهند. این به نوبه خود منجر به بهبود عملکرد و کارایی می شود.
همچنین با اشتراک گذاری دانش، کارکنان می توانند ایده های جدید را توسعه دهند و به راه حل های خلاقانه برای مشکلات پیچیده دست پیدا کنند. این امر می تواند به توسعه محصولات و خدمات جدید و بهبود فرآیندها منجر شود.
مدیریت دانش به سازمان ها کمک می کند تا به سرعت به تغییرات بازار و فرصت های جدید پاسخ دهند. دسترسی آسان به دانش مرتبط به سازمان ها امکان می دهد تا سریع تر تصمیم گیری کنند و به محیط های در حال تغییر انطباق پیدا کنند
در نهایت، مدیریت دانش به سازمان ها کمک می کند تا در کنار آموزش مدیریت، دانش خاص و تخصصی خود را حفظ کرده و توسعه دهند، که این امر می تواند به عنوان یک مزیت رقابتی عمل کند. دسترسی به دانش منحصر به فرد و استفاده اثربخش از آن می تواند سازمان ها را از رقبا متمایز کند.
هدف از مدیریت دانش چیست؟
هدف از مدیریت دانش، ایجاد ارزش و بهبود عملکرد سازمانی از طریق بهره برداری موثر و کارآمد از منابع دانش است. این فرایند شامل شناسایی، سازمان دهی، ذخیره سازی، اشتراک گذاری و استفاده از دانش درون سازمان به منظور دستیابی به اهداف استراتژیک می شود. در این راه می توان از خدمات مشاوره کسب و کار آکادمی دکتر امید پیروز نیز بهره جست. در این راستا، مدیریت دانش به دنبال دستیابی به چندین هدف اصلی است:
- افزایش کارایی و بهره وری
- تقویت نوآوری و خلق دانش جدید
- حفظ دانش سازمانی
- بهبود تصمیم گیری
- افزایش مزیت رقابتی
- تسهیل یادگیری سازمانی
- مدیریت تغییرات
به طور کلی، هدف از مدیریت دانش، بهینه سازی استفاده از دانش به عنوان یک دارایی استراتژیک است. به گونه ای که به سازمان کمک کند تا به اهداف استراتژیک خود دست یابد، کارایی را افزایش دهد و در محیط های پویای امروزی رقابتی بماند.
فرایند مدیریت دانش
فرایند مدیریت دانش شامل مجموعهای از فعالیت ها و مراحل است که به سازمان ها کمک می کند دانش خود را به شکل مؤثری ایجاد، ضبط، اشتراک گذاری و به کار گیرند. این فرایند به طور کلی شامل مراحل زیر است:
-
شناسایی دانش
این مرحله شامل شناسایی دانش موجود در سازمان و دانش مورد نیاز برای دستیابی به اهداف سازمانی است. این فرایند می تواند شامل جمع آوری دانش از منابع داخلی و خارجی باشد.
-
اکتساب دانش
اکتساب دانش شامل جمع آوری یا ایجاد دانش جدید از طریق جمع آوری تجربیات، آموزش، تحقیق و توسعه، یا از طریق ادغام دانش خارجی است.
-
توسعه دانش
توسعه دانش به فرایند تبدیل دانش خام به اطلاعات مفید و قابل استفاده برای سازمان اشاره دارد. این شامل تحلیل، سازماندهی و ترکیب دانش به شکلی است که ارزش آن افزایش یابد.
-
ذخیره سازی دانش
ذخیره سازی دانش شامل ضبط و سازمان دهی دانش در پایگاه های داده، مخازن دانش، ویکی ها و سایر سیستم های مدیریت دانش است تا اطمینان حاصل شود که دانش به راحتی قابل بازیابی و استفاده است.
-
اشتراک گذاری دانش
اشتراک گذاری دانش شامل توزیع دانش به افراد و گروه هایی در سازمان است که نیاز به آن دارند. این امر می تواند از طریق جلسات، وبینارها، شبکه های اجتماعی سازمانی و سایر ابزارهای ارتباطی انجام شود.
-
به کارگیری دانش
به کارگیری دانش به معنای استفاده از دانش در فعالیت های روزمره، تصمیم گیری ها و فرایندهای سازمانی است تا به بهبود عملکرد، نوآوری و ایجاد ارزش کمک کند.
-
ارزیابی دانش
ارزیابی دانش به فرایند سنجش کارایی و تأثیر فعالیت های مدیریت دانش بر عملکرد سازمان اشاره دارد. این شامل ارزیابی این است که آیا دانش به درستی به اشتراک گذاشته شده، به کار گرفته شده و ارزش افزوده ایجاد کرده است یا خیر.
حوزه های مهم مدیریت دانش
حوزه های مهم مدیریت دانش به جنبههای گوناگونی از فرآیند مدیریت دانش اشاره دارند که برای ایجاد، ضبط، توزیع و استفاده از دانش در سازمان ها حیاتی هستند. در زیر به برخی از این حوزه های کلیدی مدیریت دانش در سازمان اشاره شده است.
- سیستم های مدیریت دانش (KMS)
- فرهنگ سازمانی
- یادگیری سازمانی
- به اشتراک گذاری دانش و همکاری
- مدیریت محتوا
- تکنولوژی و ابزارهای مدیریت دانش
- اندازه گیری و ارزیابی